Privacy notice for interview participants

1. Who is responsible for your data?

The organisation that invited you is the controller. It is named in your invitation and on the first screen of the interview (for example your employer or a research client). It decides why and how your interview data is used and is your first point of contact.

Cartorga AG is the processor. Cartorga AG, Hardturmstrasse 161, 8005 Zurich, Switzerland, runs the platform on behalf of that organisation and processes your interview data only on its documented instructions.

Where Cartorga is the controller. For platform security logs and for analytics of how the participant portal works (section 7), Cartorga AG decides itself and is the controller.

Privacy contact: privacy@cartorga.com.

2. How the interview is conducted

Depending on the study, your interview is conducted by an AI interviewer or by a member of the research team. When the interviewer is an AI, you are told so before the interview starts and you confirm it before you join; on the phone, the interviewer says so at the start of the call. Where taking part is voluntary, you can decline or stop at any time without giving a reason. If you would rather not speak with an AI, ask the organisation that invited you about an alternative.

3. What data is processed

• Contact and invitation data: name, email address and, where used, phone number, plus details your organisation supplies to organise the study (for example role, department, region, language).
• Your voice during the interview: the audio you speak, converted into text in real time.
• Transcript and answers: the text of the conversation, your answers, and what you select on screen when the interviewer shows you a question card or similar element. If a member of the research team conducted the interview, its recording or transcript may be uploaded to the platform for transcription and analysis.
• Optional recording: only if the study offers audio recording and you tick the separate checkbox (section 5).
• Results: summaries, themes and metrics derived from the transcripts, usually combined with other participants' answers in reports.
• Technical data: time and duration of the call, device and browser type, connection quality and call events needed to run and troubleshoot the interview, and your IP address (section 7).
• Email delivery data: the invitation email contains a small image that tells the platform whether it was opened. Links are not tracked.

Your voice is not used to identify you biometrically, and no emotions are inferred from it. The study is not designed to collect sensitive data; if you mention such information yourself, it becomes part of the transcript.

4. AI processing in the EU

During a web voice interview your audio is processed in real time by an AI service in the EU, which produces the interviewer's spoken replies and the transcript. The analysis of transcripts also runs in the EU. Your data is not used to train AI models.

To detect misuse of its service, the AI provider may keep inputs and outputs for up to 30 days, stored in the EU. Flagged content may be reviewed only by the provider's authorised staff in the EEA.

5. Optional recording

By default your audio is not kept: it exists only as long as needed for transcription and is deleted within minutes of the interview. Only if the study offers recording and you actively tick the consent checkbox is the recording kept (section 8). You can decline and still take part. You can withdraw consent at any time through the organisation that invited you or privacy@cartorga.com; the recording is then deleted. Withdrawal does not affect processing before it.

6. Phone interviews

Some studies offer interviews by phone. This option is switched off unless the study enables it. On the phone, the AI interviewer tells you at the start that it is an AI and how the call is processed, and continues only with your agreement. The phone provider stores no audio and deletes its copy of the call transcript within 24 hours; the transcript itself is kept on the Cartorga platform like any other interview.

7. Where Cartorga is the controller

• Security logs. The platform logs your IP address and technical request data for 14 days to protect the platform against attacks. Legal basis: our legitimate interest in security (Art. 6(1)(f) GDPR, Art. 31 revFADP). Technical call events are kept for 90 days, email and event logs for 12 months.
• Portal analytics. With your consent, the participant portal uses an analytics service hosted in the EU to understand how the portal works, including pseudonymous session recordings in which everything you type is masked. Nothing is collected until you agree, and the interview works the same if you decline. Legal basis: your consent. Analytics data is kept for 12 months.

8. How long we keep your data

Our retention policy sets the following maximum periods. The organisation that invited you can delete data earlier at any time. A period can only be extended by Cartorga on that organisation's written instruction.

9. Who receives your data

• The organisation that invited you, and the people it authorises to see study results. That organisation decides how results are reported; ask it if you want to know how identifiable you are in its reports.
• Cartorga's sub-processors, which support hosting, AI processing, email delivery, network security and optional services.
• Authorities, where the law requires it.

We do not sell personal data.

10. Where your data is processed

Interview data is stored in Germany and processed in the EU. Switzerland and the EU recognise each other's data protection as adequate. Some supporting services may process data outside Switzerland and the EU/EEA, including the USA. Such transfers are protected by an adequacy decision (including the EU-US and Swiss-US Data Privacy Framework) or by EU Standard Contractual Clauses (Art. 16 revFADP, Art. 46 GDPR). A copy of the safeguards is available from privacy@cartorga.com.

11. No automated decisions about you

The platform makes no decision that has legal effect on you or significantly affects you. Studies on the platform are designed to understand topics, not to evaluate individuals; any decisions about people are taken by humans at the organisation that invited you.

12. Your rights

Under the Swiss Federal Act on Data Protection and, where it applies, the GDPR, you can request access to your data, correction, deletion, restriction of processing and a copy in a usual electronic format (portability), object to processing, and withdraw consent at any time.

How to exercise them: contact the organisation that invited you, as it is the controller, or write to privacy@cartorga.com. We pass your request to the controller without delay and help it respond; the platform lets it find, export, correct or delete your data. For the processing where Cartorga is the controller (section 7), we answer you directly, normally within 30 days.

Complaints: you may complain to a supervisory authority. In Switzerland this is the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), https://www.edoeb.admin.ch. In the EU you may contact the authority in your country of residence or work, or where you believe the infringement took place.

13. Changes to this notice

We publish changes at https://www.cartorga.com/privacy/participants and update the date above.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich ist die Organisation, die Sie eingeladen hat. Sie wird in Ihrer Einladung und auf dem ersten Bildschirm des Interviews genannt (zum Beispiel Ihr Arbeitgeber oder der Auftraggeber einer Studie). Sie entscheidet, wofür und wie Ihre Interviewdaten verwendet werden, und ist Ihre erste Anlaufstelle.

Cartorga AG ist Auftragsbearbeiterin (Auftragsverarbeiterin). Die Cartorga AG, Hardturmstrasse 161, 8005 Zürich, Schweiz, betreibt die Plattform im Auftrag dieser Organisation und bearbeitet Ihre Interviewdaten nur auf deren dokumentierte Weisung.

Wo Cartorga selbst verantwortlich ist. Für Sicherheitsprotokolle der Plattform und für Analysen zur Nutzung des Teilnehmerportals (Abschnitt 7) entscheidet die Cartorga AG selbst und ist Verantwortliche.

Datenschutzkontakt: privacy@cartorga.com.

2. Wie das Interview geführt wird

Je nach Studie führt eine KI-Interviewerin oder eine Person aus dem Studienteam das Interview. Ist es eine KI, wird Ihnen das vor Beginn angezeigt, und Sie bestätigen es, bevor Sie beitreten; am Telefon sagt die Interviewerin es zu Beginn des Anrufs. Ist die Teilnahme freiwillig, können Sie jederzeit ohne Begründung ablehnen oder abbrechen. Wenn Sie nicht mit einer KI sprechen möchten, fragen Sie die einladende Organisation nach einer Alternative.

3. Welche Daten bearbeitet werden

• Kontakt- und Einladungsdaten: Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer sowie Angaben, die Ihre Organisation zur Durchführung der Studie liefert (zum Beispiel Funktion, Abteilung, Region, Sprache).
• Ihre Stimme im Interview: das gesprochene Audio, das in Echtzeit in Text umgewandelt wird.
• Transkript und Antworten: der Text des Gesprächs, Ihre Antworten und das, was Sie auf dem Bildschirm auswählen, wenn die Interviewerin eine Frage-Karte oder ein ähnliches Element zeigt. Hat eine Person aus dem Studienteam das Interview geführt, kann dessen Aufnahme oder Transkript zur Transkription und Auswertung auf die Plattform hochgeladen werden.
• Optionale Aufzeichnung: nur wenn die Studie eine Audioaufzeichnung anbietet und Sie das gesonderte Kästchen ankreuzen (Abschnitt 5).
• Ergebnisse: Zusammenfassungen, Themen und Kennzahlen aus den Transkripten, meist zusammen mit den Antworten anderer Teilnehmender in Berichten.
• Technische Daten: Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs, Geräte- und Browsertyp, Verbindungsqualität und Ereignisse, die für Betrieb und Fehlersuche nötig sind, sowie Ihre IP-Adresse (Abschnitt 7).
• E-Mail-Zustelldaten: Die Einladungs-E-Mail enthält ein kleines Bild, das der Plattform mitteilt, ob sie geöffnet wurde. Links werden nicht verfolgt.

Ihre Stimme wird nicht zur biometrischen Identifikation verwendet, und es werden keine Emotionen aus ihr abgeleitet. Die Studie ist nicht darauf ausgelegt, besonders schützenswerte Daten zu erheben; wenn Sie solche Angaben selbst machen, werden sie Teil des Transkripts.

4. KI-Verarbeitung in der EU

Bei einem Web-Sprachinterview wird Ihr Audio in Echtzeit von einem KI-Dienst in der EU bearbeitet, der die gesprochenen Antworten der Interviewerin und das Transkript erzeugt. Auch die Auswertung der Transkripte läuft in der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Zur Erkennung von Missbrauch kann der KI-Anbieter Eingaben und Antworten bis zu 30 Tage speichern, und zwar in der EU. Markierte Inhalte können nur von befugten Mitarbeitenden des Anbieters im EWR geprüft werden.

5. Optionale Aufzeichnung

Standardmässig wird Ihr Audio nicht aufbewahrt: Es besteht nur so lange, wie es für die Transkription nötig ist, und wird innerhalb von Minuten nach dem Interview gelöscht. Nur wenn die Studie eine Aufzeichnung anbietet und Sie das Einwilligungs-Kästchen aktiv ankreuzen, wird die Aufnahme gespeichert (Abschnitt 8). Sie können ablehnen und trotzdem teilnehmen. Sie können die Einwilligung jederzeit über die einladende Organisation oder unter privacy@cartorga.com widerrufen; die Aufnahme wird dann gelöscht. Der Widerruf berührt die Bearbeitung bis dahin nicht.

6. Telefoninterviews

Einige Studien bieten Interviews per Telefon an. Diese Option ist ausgeschaltet, sofern die Studie sie nicht aktiviert. Am Telefon sagt Ihnen die KI-Interviewerin zu Beginn, dass sie eine KI ist und wie das Gespräch bearbeitet wird, und fährt nur mit Ihrem Einverständnis fort. Der Telefonieanbieter speichert kein Audio und löscht seine Kopie des Anruftranskripts innert 24 Stunden; das Transkript selbst wird auf der Cartorga-Plattform wie jedes andere Interview aufbewahrt.

7. Wo Cartorga selbst verantwortlich ist

• Sicherheitsprotokolle. Die Plattform protokolliert Ihre IP-Adresse und technische Anfragedaten 14 Tage lang, um die Plattform vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 31 revDSG). Technische Anrufereignisse werden 90 Tage aufbewahrt, E-Mail- und Ereignisprotokolle 12 Monate.
• Portal-Analyse. Mit Ihrer Einwilligung nutzt das Teilnehmerportal einen in der EU gehosteten Analysedienst, um zu verstehen, wie das Portal funktioniert, einschliesslich pseudonymer Sitzungsaufzeichnungen, in denen alles, was Sie eintippen, ausgeblendet ist. Vor Ihrer Zustimmung wird nichts erfasst, und das Interview funktioniert genauso, wenn Sie ablehnen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. Analysedaten werden 12 Monate aufbewahrt.

8. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Unsere Aufbewahrungsrichtlinie legt die folgenden Höchstfristen fest. Die einladende Organisation kann Daten jederzeit früher löschen. Verlängern kann Cartorga eine Frist nur auf schriftliche Weisung dieser Organisation.

9. Wer Ihre Daten erhält

• Die Organisation, die Sie eingeladen hat, und die Personen, die sie zur Einsicht in die Studienergebnisse ermächtigt. Diese Organisation entscheidet, wie Ergebnisse berichtet werden; fragen Sie dort nach, wie stark Sie in deren Berichten identifizierbar sind.
• Unterauftragsbearbeiter von Cartorga für Hosting, KI-Verarbeitung, E-Mail-Versand, Netzwerksicherheit und optionale Dienste.
• Behörden, soweit das Gesetz es verlangt.

Wir verkaufen keine Personendaten.

10. Wo Ihre Daten bearbeitet werden

Interviewdaten werden in Deutschland gespeichert und in der EU bearbeitet. Die Schweiz und die EU anerkennen gegenseitig ihr Datenschutzniveau als angemessen. Einige unterstützende Dienste können Daten ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR bearbeiten, auch in den USA. Solche Übermittlungen sind durch einen Angemessenheitsbeschluss (einschliesslich des EU-US und Swiss-US Data Privacy Framework) oder durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 16 revDSG, Art. 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie unter privacy@cartorga.com.

11. Keine automatisierten Entscheidungen über Sie

Die Plattform trifft keine Entscheidung, die für Sie rechtliche Folgen hat oder Sie erheblich beeinträchtigt. Studien auf der Plattform sollen Themen verstehen, nicht einzelne Personen bewerten; Entscheidungen über Personen treffen Menschen in der einladenden Organisation.

12. Ihre Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz und, soweit anwendbar, der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und eine Kopie in einem gängigen elektronischen Format (Datenübertragbarkeit) verlangen, der Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen.

So üben Sie Ihre Rechte aus: Wenden Sie sich an die Organisation, die Sie eingeladen hat, denn sie ist verantwortlich, oder schreiben Sie an privacy@cartorga.com. Wir leiten Ihr Anliegen unverzüglich an die Verantwortliche weiter und unterstützen sie bei der Antwort; mit der Plattform kann sie Ihre Daten finden, exportieren, berichtigen oder löschen. Für die Bearbeitungen, bei denen Cartorga selbst verantwortlich ist (Abschnitt 7), antworten wir Ihnen direkt, in der Regel innert 30 Tagen.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), https://www.edoeb.admin.ch. In der EU können Sie sich an die Behörde in Ihrem Wohn- oder Arbeitsland oder am Ort des vermuteten Verstosses wenden.

13. Änderungen dieser Erklärung

Änderungen veröffentlichen wir unter https://www.cartorga.com/privacy/participants und passen das Datum oben an.